Die Dokumenterstellung, bei der automatisch eine Datei erstellt wird, die dynamisch mit Informationen aus Ihrer Salesforce-Datenbank befüllt wird, ist eine großartige Möglichkeit, die Effizienz von Vertriebsprozessen schnell zu steigern, die Salesforce-Akzeptanz zu fördern und Ihr Team insgesamt produktiver zu machen.
Sobald Sie Salesforce eingeführt und Ihre Vertriebsabläufe zentralisiert haben, ist es an der Zeit, über die Grundlagen hinaus zu schauen und darüber nachzudenken, wie Sie die Funktionalität auf weitere Geschäftsprozesse ausweiten können. Viele unserer Kunden betrachten die Dokumenterstellung als einen nächsten logischen Schritt, um die Einführung von Salesforce für ihr Unternehmen zu erweitern und voranzutreiben.
Wir bei Ailo-IT haben unseren Kunden bei der Implementierung einer Reihe von Lösungen geholfen. In Abhängigkeit von der Infrastruktur betrachten wir unterschiedliche Faktoren:
- Anzahl der Salesforce Benutzer
- Anzahl und Typ der Vorlagen
- Benötigte Output-Formate
- Komplexität des Aufbaus der Dokumente
- Grad der Automatisierung für Dokumentenerstellung
- Speicherort und vorhandene Lösungen wie Google Drive oder Sharepoint
Für Unternehmen, die nur wenige Dokumente als Teil ihres Angebotssystems verwalten, ist der native Salesforce-Angebotsgenerator manchmal ausreichend. Dieser bringt allerdings vorallem in Bezug auf das Design und Layout einige Einschränkungen mit sich.
Viele Unternehmen benötigen mehr Funktionalität und Flexibilität, welche man über Lösungen auf AppExchange bekommt. Dort findet man einige Lösungen wobei wir aufgrund der niedrigen Kosten und dem großartigen Funktionsumfang häufig auf TS Documents zurückgreifen.
TS Documents verbindet die Flexibilität von Google Docs und Salesforce. Nachfolgend ein Überblick über die Funktionen.
- Template Builder ist in Salesforce eingebunden und baut auf Google Docs auf
- Mehrere Ausgabeformate wie z.B. Docx, PDF möglich
- Manuelle als auch automatisierte Dokumentenerstellung über Process Builder, Flow und Apex möglich
Für einige unserer Kunden haben wir den sehr dokumentengetriebenen Verkaufsprozess über mehrere Screen-Flows in Salesforce realisiert. Vom einfachen Brief über das individuelle Angebot bis hin zum Kaufvertrag und Rechnung erstellen wir sämtliche Dokumente aus Salesforce heraus. Großer Vorteil hierbei ist, dass wir während der Erstellung von Dokumenten gleichzeitig die Opportunities und zugehörige Daten in Salesforce aktualisieren können.
Ein weiterer großer Vorteil davon ist, dass man mit einer solchen Lösung nur noch Klicks von einer Lösung zur einsammlung digitaler Unterschriften entfernt ist.
Gerne zeigen wir Ihnen in einer kurzen Demo, welche Möglichkeiten sich für Sie und Ihr Unternehmen mit der Erstellung von Dokumenten aus Salesforce heraus ergeben können und wie das funktioniert. Kontaktieren Sie uns hierzu jederzeit gerne.
Weitere Infos zu TS Documents finden Sie im AppExchange Listing oder auf deren Website.