E-Mail und Briefanrede in Salesforce & Pardot

Ein „must-have“ für alle, die eine personalisierte Ansprache von Kunden in E-Mails verwenden möchten. Per Du, per Sie, mit Titel und idealerweise noch mehrsprachig in deutsch und englisch.

Mit Boardmitteln in Salesforce oder Pardot kann man aktuell maximal folgende Ansprache für E-Mails erreichen: „Hallo Anrede Vorname Nachname“.

Wenn es aber darum geht geschlechterbezogen und personalisiert auf Basis der formellen oder persönlichen Ansprache den Kunden anzusprechen, bedarf es tatsächlich einer kleinen Formel und benutzerdefinierten Feldern hierfür.

Das gibt uns allerdings auch eine deutlich größere Flexibilität die Ansprache möglichst genau für unsere Kunden zu definieren. Ebenfalls kann man Kunden auf Grundlage dieser Infos noch deutlich personalisierte Informationen zukommen lassen, wie man es von einem professionellen Kundenbeziehungsmanagement auch erwarten kann.

Folgende Anleitung funktioniert für die meisten Anwendungsfälle, kann aber durch weiteres Customizing noch besser individualisiert werden:

  1. Objekt Manager im Setup aufrufen
  2. Felder und Beziehungen auswählen
  3. Neues Feld „Sprache“ als Pickliste mit den Werten „Deutsch, Englisch“ anlegen und Deutsch als Standardwert für die Auswahlliste definieren
  4. Neues Feld „Ansprache“ als Pickliste mit den Werten „Per Sie, Per Du“ anlegen und einen der beiden Werte als Standardfeld für die Auswahlliste definieren.
  5. Neues Feld „E-Mail Anrede“ als Formel mit Typ Text anlegen und folgendes Snippet in die Formel kopieren:

IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "English"), ISPICKVAL( Salutation, "Herr"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), ISBLANK(Title)), "Dear Mr "+ LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "English"), ISPICKVAL( Salutation, "Frau"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), ISBLANK(Title)), "Dear Ms "+ LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "English"), ISPICKVAL( Salutation, "Herr"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), NOT(ISBLANK(Title))), "Dear "+Title+ " " + LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "English"), ISPICKVAL( Salutation, "Frau"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), NOT(ISBLANK(Title))), "Dear "+Title+ " " + LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "English"), ISPICKVAL( Ansprache__c, "Per Du")), "Dear "+ FirstName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Salutation, "Herr"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), ISBLANK(Title)), "Sehr geehrter Herr "+ LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Salutation, "Frau"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), ISBLANK(Title)), "Sehr geehrte Frau "+ LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Salutation, "Herr"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), NOT(ISBLANK(Title))), "Sehr geehrter Herr "+ Title + " " + LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Salutation, "Frau"), ISPICKVAL(Ansprache__c, "Per Sie"), NOT(ISBLANK(Title))), "Sehr geehrte Frau "+ Title + " " + LastName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Ansprache__c, "Per Du"), ISPICKVAL( Salutation, "Herr")), "Lieber "+ FirstName, IF(AND( ISPICKVAL( Sprache__c, "Deutsch"), ISPICKVAL( Ansprache__c, "Per Du"), ISPICKVAL( Salutation, "Frau")), "Liebe "+ FirstName, "Sehr geehrte Damen und Herren")))))))))))

Für bestehende Kontakte müssen die beiden neuen Felder noch befüllt werden, das kann über einen Report, Export, Aufbereitung in Excel und Import als Update relativ schnell gemacht werden.

Um möglichst einfach mit E-Mail Templates zu arbeiten empfehlen wir in solchen Szenarien immer jeweils 2 E-Mail Templates anzulegen, eins für die Ansprache per Du, eins für die Ansprache per Sie.

Die Formel lässt sich beliebig erweitern, weitere Use-Cases sind z.B. die Ansprache von „undefinierten“ bzw. „allgemeinen“ Kontakten oder Leads, die man noch nicht genau kennt. Andere Kunden unterscheiden beispielsweise aber auch in der Ansprache per Sie nochmal nach „Sehr geehrte/r Anrede Nachname“ oder „Lieber Anrede Nachname“. Möglichkeiten gibt es hier viele, gerne unterstützen wir Sie natürlich dabei die besten Optionen für Ihren Anwendungsfall ausfindig zu machen, wenn die oben beschriebene Anpassung für Sie nicht ausreichen sollte.