Seit vielen Jahren ist es unser Ziel, kleinere und mittelständische Unternehmen bei der Implementierung und Individualisierung von IT- und Cloud-Lösungen zu begleiten. Wir stellen Sie digital so auf, dass Sie bestens für die Herausforderungen der Zukunft gewappnet sind und Salesforce bildet dabei das Fundament. Doch auch darauf aufbauende Themen gehören zu unserem Daily Business, vor allem natürlich auch der Umgang mit E-Mails & Dokumenten.
Salesforce E-Mail-Integration
Es existieren zwei Ebenen der Integration von E-Mails, Kalendern und Kontakten, die nachfolgend kurz vorgestellt werden.
- Integration über das Salesforce-Add-In für Gmail
- Automatischer Sync über Einstein Activity Capture (mit und ohne Inbox)
Integration über das Salesforce-Add-In für Gmail
Das Add-In für Gmail stellt Integrationsfunktionen bereit und enthält die Basisoberfläche der Integration. E-Mails können über einen einzigen Klick nach Salesforce hochgeladen und den zugehörigen Datensätzen zugeordnet werden. Die Salesforce Inbox stellt zudem weitere nützliche Funktionen bereit. Die nachfolgenden Bilder zeigen einen Vergleich:
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Salesforce Gmail Integration |
Salesforce Gmail Integration mit Inbox |
Das Salesforce Add-In für Gmail kann über folgenden Link installiert werden. Für die Inbox wird das gleiche Add-In verwendet. Salesforce steuert die Sichtbarkeit innerhalb des Add-Ins durch die Zuweisung entsprechender Inbox Lizenzen innerhalb von Salesforce:
➡️ https://chrome.google.com/webstore/detail/salesforce/jjghhkepijgakdammjldcbnjehfkfmha
Automatischer Sync über Einstein Activity Capture
Die Einstein Activity Capture ist ein Tool, mit dem Daten zwischen Salesforce und E-Mail- sowie Kalenderanwendungen synchronisiert werden. Dabei konzentriert sich das Tool im Wesentlichen auf drei Datentypen:
✉️ E-Mails
Gesendete und empfangene E-Mails werden automatisch erfasst und den Aktivitätszeitachsen der zugehörigen Account-, Kontakt-, Lead-, Opportunity-, Vertrags- und Angebotsdatensätze in Salesforce hinzugefügt. Außerdem lassen sich zusätzliche Interaktionsdaten generieren, sofern außerdem Salesforce Inbox oder High Velocity Sales verwendet werden.
📅 Ereignisse
Kalenderereignisse werden zwischen Salesforce und verbundenen Microsoft- oder Google Accounts synchronisiert. Synchronisierte Ereignisse können außerdem mit Kontakt- und -Leaddatensätzen in Salesforce verknüpft werden.
🧑🏻 Kontakte
Kontakte, die vom Microsoft- oder Google Account nach Salesforce synchronisiert werden, sind automatisch Salesforce-Datensätzen und stehen in Standardberichten und in den Salesforce Platform-Funktionen zur Verfügung.
Das nachfolgende Video beschreibt sehr gut, wie der automatische Sync über die Einstein Activity Capture funktioniert:
Eine Integration über das Salesforce-Add-In oder doch besser ein automatischer Sync von allen relevanten E-Mails und weiteren Daten über die Einstein Activity Capture? Wenn Sie sich für eine Beratung interessieren, welche der beiden Optionen für Ihren Anwendungsfall mehr Vorteile bietet, kommen Sie gerne auf uns zu.
Über Google Workspaces
Bei Microsoft funktioniert die Salesforce Integration über das Add-In generell nur dann, wenn das in Outlook eingebundene Postfach über einen Exchange Server eingebunden ist. In den vergangenen Tagen haben wir einen Kunden in genau diesem Anwendungsfall bei der Migration von Kerio Connect + Outlook zu Google Workspaces erfolgreich unterstützen können.
Wir von Ailo-IT sind ebenfalls in der Google-Welt zuhause und sind von den zahlreichen Möglichkeiten der Google Workspaces überzeugt:
- Die Möglichkeit zum Durchführen von Online-Meetings, anstelle der Nutzung von zusätzlichen Tools wie MS Teams oder Zoom
- 2 TB Cloud-Speicher pro Nutzer für die Business Standard Edition. Infos zum Pricing finden sich hier: ➡️ https://workspace.google.com/intl/de/pricing.html
- Erleichterte Bearbeitung und Sharing von Dokumenten direkt in der Cloud über Google Drive
- Weltweiter Sync über Browser (Google Chrome) und das Google-Konto
- Interne & Externe Kommunikation über Google Chat und Google Spaces
- Nutzung von Google Groups
- Zugriff auf sehr viele Workspace-Erweiterung über den Google Marketplace
Google Workspace bietet verschiedene Migrationsprodukte für Administratoren und Endnutzer. Der nachfolgende Leitfaden zeigt, wie die E-Mail-Postfächer Ihrer Organisation von einem IMAP-Server zu Gmail in Google Workspace migriert werden können. Gerne stellen wir auch den Kontakt zu unserem Google Workspace Partner her, der bei der Migration bestehender Postfächer zu Google Workspaces unterstützen kann.